6 spørgsmål du skal stille vikarbureauet
Du har brug for en eller flere vikarer i forbindelse med en spidsbelastning eller udsving i din virksomhed og har derfor fundet frem til et par vikarbureauer. Måske har du allerede orienteret dig på bureauernes hjemmesider og er i gang med de indledende snakke med deres sælgere. På overfladen vil de løse opgaven ens, så hvordan finder du det rette bureau at samarbejde med? I Moment starter de bedste samarbejder ofte med en kunde, der tager sig tid til at vurdere, om vi er den rigtige leverandør og som ikke tager den første salgssnak for gode varer. I denne artikel får du vores bud på 6 spørgsmål, du skal stille, hvis du vil udfordre et vikarbureau og øge chancerne for, at I er det rette match. Udover spørgsmål får du også vores indsigt i, hvordan svarene dertil bør og ikke bør lyde.
Vi starter med en klassiker, men det er et spørgsmål, som de fleste kunder stiller – og med rette.
Spørgsmål 1: Hvilke erfaringer har I fra lignende opgaver?
Referencer indgår i alle strukturerede indkøbsprocesser såsom udbud, og at man som vikarbureau kan liste tidligere opgaver af lignende karakter, kan i et udbud være udslagsgivende for, om man overhovedet kvalificerer sig til reelt at give et tilbud på opgaven. Så kategorisk behøver du ikke at være, men det er naturligvis relevant at vide, hvorvidt bureauet har konkrete erfaringer, der svarer til den opgave, du overvejer at stille dem.
Vikarbureauets sælger ved godt, at spørgsmålet kommer, og han eller hun er derfor klar til at svare for sig. Lyt dog efter hvor konkret svaret er, og stil dig ikke tilfreds med brede vendinger. Og det er bestemt heller ikke over stregen at bede om et navn og et telefonnummer på en reference. Det handler om, at du skal føle dig tryg ved, at vikarbureauet kan løfte opgaven.
Spørgsmål 2: Hvordan sikrer I, at en kandidat passer til vores virksomhed?
Her spørger du indirekte til kernen i vikarbureauet ydelse: rekrutteringsprocessen. Også her et spørgsmål som sælger forventer og føler sig på hjemmebane i. Stil dog spørgsmålet alligevel, da du vil kunne fange ret betydelige forskelle på, hvordan vikarbureauer arbejder.
Svaret dertil bør starte med, hvordan vikarbureauet sætter sig ind i jer som virksomhed og de konkrete krav til stillingen. Hos Moment hedder vores værktøj til at stille de rigtige spørgsmål en ’afdækningsguide’. Uanset navn bør sælgeren kunne tage dig gennem de trin, der skal gøre dem i stand til at forstå jer, herunder jeres produkt eller ydelse, kultur, den pågældende afdelings funktion og til sidst de konkrete krav, der knytter sig til opgaven. Hvis sælgeren springer direkte til at forklare, hvor godt de har screenet deres kandidater, så er det et lille faresignal om, at det måske går lidt for hurtigt med at sende kandidater af sted i blinde.
Når det er sagt, så er det naturligvis også helt centralt, at bureauet kan redegøre for, hvordan screeningen af kandidater foregår. Der findes ikke én screeningsproces, der er den rigtige på tværs af alle typer af stillinger. Derfor skal du primært lytte efter, om bureauet har en fast procedure for screeninger, og om denne virker afstemt i forhold til den konkrete opgave.
Spørgsmål 3: Hvordan tiltrækker I kandidater til stillingen?
Alle vikarbureauer kan forbedre deres metoder og kompetencer i forhold til at tiltrække de rette kandidater, og det gælder bestemt også for os i Moment. Vi arbejder til stadighed med at fintune vores annonceringsindsats på blandt andet SoMe. Alligevel er der stor forskel på, hvad bureauerne reelt kan og gør, så det er du nødt til at spørge ind til.
De fleste bureauer vil gerne fortælle om deres (unikke) database bestående af x-antal tusinde kvalificerede kandidater. Det skal jo nok passe, men det springende punkt må være, hvordan de finder relevante kandidater frem til jeres proces. Bed derfor om et indblik i bureauets database, allerhelst en demonstration af, hvordan søgning, matching og kommunikation foregår. Det er nok de færreste sælgere, der lige vender skærmen eller trækker en hurtig liste på baggrund af dine søgekriterier, men hvis de bruger databasen som et salgsargument, så bør de ikke være bange for i det mindste at sætte en forberedt demo op på et senere tidspunkt. Det samme gør sig gældende for annoncering på SoMe og af andre kanaler. Hvis bureauet fremhæver egne fortræffeligheder her, så bed dem om et indblik i eksempelvis deres Facebook Business Manager. Det kan sagtens sættes op uden at kompromittere eksisterende kunder, anonymitet eller andet.
Spørgsmål 4: Hvordan eskalerer I indsatsen, hvis det kniber med at løse en opgave?
Det gode samarbejde bygger på en vis portion ærlighed og åbenhed i kommunikationen. Derfor er der to formål med at spørge vikarbureauet, hvad deres plan B er. For det første for at mærke reaktionen. Bliver du mødt med ”det er ekstremt sjældent, at vi ikke kan finde…” eller ”det lykkes altid til sidst”, så sidder du over for en bullshitter, og så kan du tage resten af informationen med dét forbehold in mente. Hvis bureauets sælger derimod vedkender sig, at naturligvis går det ikke altid som smurt med at finde de rette kandidater til den aftalte tid, så kan du tillade dig at antage en vis modenhed og troværdighed i resten af jeres dialog.
Det andet formål med spørgsmålet er selvsagt at vurdere indholdet. Hvad er processen, hvis der er nødt til at ske en ændring af planerne. Og hvilke kanaler eller metoder har bureauet tidligere benyttet sig af med fordel – meget gerne med konkrete eksempler.
Spørgsmål 5: Hvem kommer til at løse opgaven for mig?
Om du kan forvente et klart og tydeligt svar på dette spørgsmål afhænger af, hvor i processen du er med vikarbureauet. Til et indledende møde kan en sælger ikke rimeligvis have overblik over, hvilken eller hvilke personer, der vil være til rådighed for en eventuel proces hos dig. Omvendt kan det ikke skade at spørge, da det jo er enormt vigtigt, hvem der tager ansvar, når salgssnakken er overstået. Svaret vil give dig vigtig indsigt i, hvordan bureauet håndterer selve ’driften’ af din opgave: Er sælgeren og leverancepersonen én og samme person? Kan sælgeren garantere dig, at du bliver koblet sammen med en erfaren person? Hvordan er i det hele taget bureauets ’setup’ omkring leveringen af fremtidige vikarer til dig.
I tillæg bør du orientere dig om, hvordan organisationen omkring din kontaktperson ser ud. Det er væsentligt for driftssikkerheden, hvorvidt du engagerer med en enmandshær eller om personen er flankeret af sparringspartnere, eventuelle ferie- og sygdomsafløsere og en nærværende leder, der kan hjælpe med at stramme op, hvis det bliver påkrævet.
Spørgsmål 6: Hvad koster det at få vikarer gennem jer?
Afslutningsvis bør du også altid spørge til prisen på vikaren. Du får næppe et krystalklart og forpligtende svar med det samme, og det er også fair. Prissætningen af vikarydelser er en del mere kompleks, end hvad mange umiddelbart tror. Acceptér derfor en vis væven fra sælgerens side, men få i det mindste et overblik over strukturen i vikarbureauets prismodel og måske endda et prisinterval med diverse forbehold.
Standardprismodellen hos vikarbureauer er at tage udgangspunkt i vikarens grundtimeløn. Dertil kommer såkaldte ’sociale omkostninger’, som en procentsats oven på timelønnen. Sociale omkostninger er de samme lovbestemte tillæg, som du betaler til faste medarbejdere, altså pension, feriepenge, ATP og en række andre bidrag. Endelig er der vikarbureauets eget fee, administrationsgebyr eller hvad betegnelsen nu måtte være.
Prisen præsenteres som grundtimelønnen gange med en faktor. Det kan være timeløn 170 kr. x faktor 1,7, og du betaler så bureauet kr. 289 i timen. Faktoren inkluderer både de sociale omkostninger og administrationsgebyret, men du kan sagtens tillade dig at spørge, hvor stor en andel, der går til lovpligtige betalinger, og hvor stor en andel bureauet selv tager for ydelsen.
Vi ønsker dig held og lykke med at finde det rette vikarbureau for din virksomhed.
